Tecnologia – recursos disponíveis

Avançamos rapidamente em nossa insaciável busca pelo novo, mas nem sempre aprendemos tudo o que podíamos (e deveríamos) antes de darmos o próximo passo. Deixamos de fazer bom uso daquilo que temos disponível e nos desenvolvemos pela metade.

Você é uma destas pessoas super-antenadas com o mundo: utiliza internet para se informar, participa de sites de relacionamento social, tem blog onde expõe suas opniões sobre os mais diversos assuntos, está sempre on-line em algum novo programa de mensagens instantâneas, tem um “celular-computador-gps-máquina fotográfica/filmadora-mp3” e está sempre de olho nos últimos lançamentos do mundo da tecnologia.

Você sabe utilizar o e-mail?

A pergunta foi perturbadora ou nesse instante você está irritado.

Claro que alguém como você sabe utilizar e-mail! Afinal, partindo do paradigma “se não está na internet não existe” concluimos que “todos” estão na internet (e sempre há um e-mail que permita se comunicar com o “todos”). Portanto, enviamos e recebemos dezenas de e-mails para nos comunicarmos profissional e particularmente; logo, sabemos utilizar o e-mail.

Mas vamos nos concentrar no real propósito da pergunta. E se ao invés de perguntar “você sabe utilizar o e-mail” fosse questionado:

Quais são e para que servem os campos do e-mail? – Agora você saberia responder?! Parece mais complicado, talvez para alguns, muito técnico, outros sabem algo a respeito, mas como por hábito não usam, esqueceram; mas veja, é bem simples...

Há três campos no e-mail. Um do destinatário, um do assunto e outro da mensagem. Os anexos são exatamente isto – anexos – vamos deixá-los de lado.

Com excessão do assunto (que não existe), o restante é como numa carta comum, basta preencher e enviar (pelo Correio); neste caso, se for necessário enviar a vários destinatários fazemos o número de cópias suficientes da mensagem e remetemos uma a uma.

Com a tecnologia podemos enviar a mensagem de uma só vez a vários destinatários; além disto, temos outras possibilidades e para atendê-las o campo do destinatário se subdividiu em três: Para (destinatário), CC (com cópia) e CCO (com cópia oculta), cada um com a sua finalidade.

Aqui se encontra o “x” do problema. As pessoas não sabem a diferença entre estes subcampos ou sabem e não fazem questão de utilizá-los de forma adequada. Não bastasse as diferenças de uso, estes também são mecanismos de segurança e privacidade daqueles que utilizam e-mail.

Ao destinatário simples (apenas um endereço) basta preencher o campo Para, Assunto e Mensagem; sem segredo. Quem receber vai ler exatamente o que foi escrito em cada campo. Quando há mais de um destinatário é que o uso dos outros campos se torna interessante.

Ao colocar vários destinatários no campo Para os endereços ficam expostos, permitindo que sejam lidos por qualquer um que tenha recebido o e-mail. Além disto, a mensagem vai ser vista com a mesma importância por todos. Ela se destina a cada um deles com a mesma relevância. Foi escrita PARA todos eles. (A forma mais utilizada – erroneamente).

Para definir a relevância do assunto aos destinatários temos o campo CC (com cópia). Assim, no campo Para fica o endereço a quem a mensagem é destinada e no CC outra pessoa pode receber uma cópia da mensagem para ficar apar da situação (recomendado para uso profissional). Nada impede que seja colocado mais de um destinatário no campo Para ou no CC em um mesmo e-mail, desde que seja respeitado o critério de relevância da mensagem para cada um. No campo CC o endereço também permanece visível a todos os destinatários da mensagem, assim como o fica no campo Para.

O inconveniente de deixar os endereços expostos é que isto permitiu que o spam (mensagens indesejáveis distribuídas em massa) se tornasse uma praga na internet abarrotando caixas de e-mail com mensagens publicitárias. Ao se encaminhar um e-mail os endereços são automaticamente descritos no cabeçalho criado no corpo do texto da mensagem e alguns programas são capazes de rastrear estas informações e deixar muitos destinatários loucos!

Estes dados sobre quem foram os destinatários da mensagem original devem ser sempre apagados do cabeçalho do corpo do texto ao se encaminhar uma mensagem. Em geral, este tipo de informação só interessa em mensagens corporativas, onde nem sempre é preciso mantê-las, mas não é necessário removê-las já que estas mensagens costumeiramente ficam restritas a uma rede interna (intranet).

Atualmente existem programas que identificam o spam e impedem que chegue a você, mas outras formas de “ataque” a sua caixa de e-mail foram inventadas. Você pode receber um e-mail de uma instituição aparentemente confiável pedindo que clique em algum link e acabar caindo em armadilhas digitais (os phishings) que roubam informações como senhas e números de cartão de crédito, por exemplo.

Estes infortúnios poderiam diminuir se os e-mails fossem utilizados de forma mais inteligente, resguardando a privacidade dos destinatários e sua segurança. Para isto temos o CCO (com cópia oculta) que permite que os endereços colocados neste campo nunca estejam visíveis, além de não aparecerem no cabeçalho do corpo do texto das mensagens encaminhadas. Em e-mails pessoais é a maneira mais indicada. Inclusive, alguns programas de e-mail aceitam enviar mensagens sem que seja necessário um endereço figurar no campa Para, assim você pode colocar todos os destinatários apenas no CCO deixando Para em branco. Caso o programa que você usa exija um endereço no Para, basta colocar o seu próprio, assim os demais continuam protegidos e ocultos. Não se preocupe, isso não implica dizer que você ficará desprotegido, pois, de qualquer forma, aquele que envia sempre é identificado na mensagem. É apenas uma delicadeza extra com seus contatos.

É importante ter bom senso ao escolher a melhor forma de utilizar o e-mail e ao optar por remover ou não o cabeçalho do corpo do texto das mensagens (e o rodapé – geralmente assinaturas configuradas pelos usuários com seus nomes, telefones, além de outras informações, e/ou propagandas automáticas dos e-mails gratuitos) antes de enviar uma mensagem.

Estes são cuidados que permitem ter mais privacidade, segurança e elegância na comunicação por e-mail; e demonstram um uso racional dos recursos disponíveis. Sem mencionar que uma mensagem “limpa” é sempre melhor recebida, pois além do apelo visual positivo zelam pelo receptor.

Estar atento à forma de posicionar o destinatário quanto ao Assunto das mensagens "rotulando" de forma adequada o e-mail é igualmente importante e permite que estas informações sejam resgatadas posteriormente em uma pesquisa à caixa de e-mails.

Tratamos apenas dos e-mail enviados, mas há também alguns cuidados com os e-mails recebidos e respondidos.

Leia sempre o cabeçalho do e-mail. Veja a quem a mensagem se destina e quais são as pessoas na cópia. Caso não encontre seu endereço em nenhum destes dois campos (Para e CC), muita atenção! Você acaba de receber uma cópia oculta (CCO) da mensagem. Você sabe quem são os demais destinatários, mas eles não sabem que você está participando da conversa. Isto é muito importante pois há duas formas de se responder um e-mail: clicando em Responder e Responder a Todos.

Ao Responder (responde apenas ao remetente da mensagem) não há problemas já que aquele que enviou a mensagem sabe que você é um “observador” do assunto tratado e será o único a receber seu e-mail.

Ao Responder a Todos (todos os endereços do campo Para e CC recebem a resposta) pode haver ploblemas uma vez que avaliando o fato de o remetente omitir sua participação na conversa, ao receber a mensagem os demais participantes podem se surpreender e interpretar de forma negativa o gesto do remetente de permitir que você figurasse em CCO. Para evitar este tipo de embaraço os mais precavidos preferem enviar dois e-mails distintos: um ao destinatário de fato e depois encaminham a mensagem àquele que figuraria no CCO acrescentando a informação de que a mensagem é apenas “Para seu conhecimento”; assim os mais desavisados não os colocam em situações embaraçosas. O remetente se resguarda desta forma.

E agora, sabendo como utilizar um pouquinho melhor seu e-mail (há recursos diversos em cada programa de e-mail – estes são apenas os fundamentais), como será que você está trabalhando com seu blog e os sites de relacionamento?